Hace poco más de un año la Biblioteca Nacional “Francisco Gavidia” (BINAES) sufrió una de las crisis más profundas de sus últimos años: las fuertes lluvias de inicio del invierno 2019 y la falta de mantenimiento del sistema de tuberías del edificio produjeron una inundación en el sótano donde se resguarda la Hemeroteca Nacional, esto provocó que 242 tomos de periódicos nacionales se dañaran, provocando un inminente riesgo de pérdida del patrimonio documental del país; a pesar de no contar con presupuesto para solventar la emergencia, con el apoyo de organismos internacionales, universidades e incluso sociedad civil, en general, se ha podido recuperar buena parte de los periódicos.
Lo sucedido en la BINAES puede replicarse en cualquier archivo institucional. Como agravante, las recientes emergencias por las tormentas Amanda y Cristóbal nuevamente dejaron en evidencia la situación de vulnerabilidad de nuestro país, y en ese contexto cabe preguntarnos: ¿nuestros archivos están preparados para afrontar una emergencia por fenómenos naturales?; ¿improvisaremos? o ¿seguimos un plan de actuación previamente establecido?
Para responder esto es necesario recordar que la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) estableció un cambio radical en relación al resguardo de la información, principalmente al establecer como obligación legal para las instituciones públicas la conservación de los documentos, asimismo, le otorgó facultades normativas al Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) para emitir lineamientos sobre las características de los sistemas de conservación documental, de acuerdo a los estándares internacionales en materia archivística. Esto ha permitido que el IAIP emita Lineamientos específicos sobre la materia en cuestión, apostando por una estrategia de conservación preventiva para los archivos centrales y depósitos de concentración de documentos que administran las instituciones públicas.
Así, esta estrategia de conservación preventiva se define como el conjunto de acciones que se realizan para eliminar o minimizar futuros riesgos de deterioro de los documentos en un archivo central u otros depósitos documentales; estas acciones tienen la particularidad que se realizan de manera indirecta sobre los documentos, es decir, que incluyen medidas que recaen sobre todos los agentes externos que rodean a la información: edificios y sus alrededores, factores ambientales, mecanismos de consulta, entre otros. De tal forma, se pretende evitar el deterioro de los documentos, su pérdida y la necesidad de aplicar costosas y difíciles prácticas de restauración como las que fueron necesarias en la BINAES. Esto implica que cada institución debe identificar y valorar los posibles riesgos de daño o pérdida de los documentos, establecer procedimientos de seguimiento y control, protocolos de mantenimiento y protocolos de actuación ante situaciones de emergencia y plasmarlas en una planificación estratégica.
De un total de 98 instituciones que incluyen a los tres poderes del Estado, el Ministerio Público, e instituciones autónomas, 74 poseen archivos que buscan cumplir con los requisitos de conservación que ha establecido el IAIP. En contraposición, 24 instituciones aún no han instalado y adecuado sus archivos y manifestaron estar realizando las gestiones necesarias para ello. Esto se considera un gran avance, puesto que antes de la entrada en vigencia de la LAIP, menos de un tercio de las instituciones mencionadas poseían dichos espacios.
Ahora bien, el nuevo reto consiste en que las instituciones garanticen una adecuada estrategia de conservación preventiva sobre sus archivos. Si bien no podemos controlar los fenómenos naturales, sí podemos prepararnos para afrontarlos y es obligación de las instituciones públicas conservar los documentos independientemente de los riesgos propios de nuestra vulnerabilidad. La situación vivida por la BINAES desnuda las precarias condiciones en que operan no sólo las bibliotecas y centros de documentación, sino también los archivos, y debe considerarse que los riesgos de daño y pérdida de la información se incrementan si son afrontados sin ninguna preparación previa. Por ende, la planificación juega un papel importante en la estrategia de conservación, pues el patrimonio documental de la nación le pertenece al pueblo salvadoreño y su resguardo es nuestra responsabilidad como funcionarios públicos. En la conservación documental no hay espacio para la improvisación.
Para responder esto es necesario recordar que la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) estableció un cambio radical en relación al resguardo de la información, principalmente al establecer como obligación legal para las instituciones públicas la conservación de los documentos, asimismo, le otorgó facultades normativas al Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) para emitir lineamientos sobre las características de los sistemas de conservación documental, de acuerdo a los estándares internacionales en materia archivística. Esto ha permitido que el IAIP emita Lineamientos específicos sobre la materia en cuestión, apostando por una estrategia de conservación preventiva para los archivos centrales y depósitos de concentración de documentos que administran las instituciones públicas.
Así, esta estrategia de conservación preventiva se define como el conjunto de acciones que se realizan para eliminar o minimizar futuros riesgos de deterioro de los documentos en un archivo central u otros depósitos documentales; estas acciones tienen la particularidad que se realizan de manera indirecta sobre los documentos, es decir, que incluyen medidas que recaen sobre todos los agentes externos que rodean a la información: edificios y sus alrededores, factores ambientales, mecanismos de consulta, entre otros. De tal forma, se pretende evitar el deterioro de los documentos, su pérdida y la necesidad de aplicar costosas y difíciles prácticas de restauración como las que fueron necesarias en la BINAES. Esto implica que cada institución debe identificar y valorar los posibles riesgos de daño o pérdida de los documentos, establecer procedimientos de seguimiento y control, protocolos de mantenimiento y protocolos de actuación ante situaciones de emergencia y plasmarlas en una planificación estratégica.
De un total de 98 instituciones que incluyen a los tres poderes del Estado, el Ministerio Público, e instituciones autónomas, 74 poseen archivos que buscan cumplir con los requisitos de conservación que ha establecido el IAIP. En contraposición, 24 instituciones aún no han instalado y adecuado sus archivos y manifestaron estar realizando las gestiones necesarias para ello. Esto se considera un gran avance, puesto que antes de la entrada en vigencia de la LAIP, menos de un tercio de las instituciones mencionadas poseían dichos espacios.
Ahora bien, el nuevo reto consiste en que las instituciones garanticen una adecuada estrategia de conservación preventiva sobre sus archivos. Si bien no podemos controlar los fenómenos naturales, sí podemos prepararnos para afrontarlos y es obligación de las instituciones públicas conservar los documentos independientemente de los riesgos propios de nuestra vulnerabilidad. La situación vivida por la BINAES desnuda las precarias condiciones en que operan no sólo las bibliotecas y centros de documentación, sino también los archivos, y debe considerarse que los riesgos de daño y pérdida de la información se incrementan si son afrontados sin ninguna preparación previa. Por ende, la planificación juega un papel importante en la estrategia de conservación, pues el patrimonio documental de la nación le pertenece al pueblo salvadoreño y su resguardo es nuestra responsabilidad como funcionarios públicos. En la conservación documental no hay espacio para la improvisación.