No creo haber encontrado el nombre más adecuado para esta columna, tal vez porque no soy archivista. Sin embargo, la celebración del Día Nacional del Archivista Salvadoreño, llevada a cabo el pasado 1 de julio, me ha hecho reflexionar sobre la utilidad de los archivos públicos y la manera en cómo podemos usarlos para la defensa de la transparencia.
La labor archivista no se ve con mucha frecuencia en las páginas de los periódicos o medios de comunicación, de hecho, es poco conocida y poco desarrollada en el país, a pesar que incluso se celebra desde 1974. Es más bien con la Ley de Acceso a la Información Pública que esta profesión ha cobrado relevancia; esto debido a que ha puesto de manifiesto que los archivistas, sin duda, por su cercanía con los documentos, tienen en sus manos uno de los grandes desafíos de la transparencia: convertir los archivos públicos en verdaderos espacios para el acceso a la información y difusión del conocimiento.
Es así que los archivos públicos y la labor archivística son una parte fundamental en la materialización de la transparencia; por lo tanto, requiere que exijamos y defendamos su existencia tan vigorosamente como solemos hacerlo con la participación ciudadana, el acceso a la información y con la rendición de cuentas, también pilares de la transparencia.
Pero, ¿en qué se sustenta esto? ¿Por qué pedir a la administración pública que invierta recursos en organizar, resguardar o digitalizar cientos de documentos aparentemente en desuso?
Pues, la respuesta es muy sencilla, sin documentos accesibles al público son inútiles los intentos por cumplir el propósito de transparentar la administración pública. Cuando hablamos de archivos nos referimos a cientos de documentos donde se registra todo el ejercicio público; dicho de otro modo, es la evidencia de lo que se hizo y porqué se hizo.
Para obligar a resguardar los archivos, la Ley de Acceso a la Información Pública ha planteado un enorme reto para las instituciones del Estado: implementar un sistema de gestión documental y archivos (SIGDA). El SIGDA podemos entenderlo como el conjunto de normas, acciones y decisiones que ayudan a tener control sobre los documentos desde el momento de su creación hasta su disposición final que puede ser la eliminación o el resguardo en un archivo institucional como un documento histórico.
En una apreciación rápida podríamos pensar que esto se refiere exclusivamente al control interno de los documentos; sin embargo, este control interno tiene por finalidad garantizar el acceso oportuno a los datos, la reutilización de la información; además de ser el sello de autenticidad e integridad de la información, algo que más de alguna vez nos ha preocupado cuando obtenemos una respuesta de la administración pública.
Como un intento por mostrar la utilidad más que la técnica; quiero compartir cinco razones por las cuales los archivos y la labor archivística son esenciales para la transparencia:
1. La primera razón es para que usted y yo podamos tener a acceso a la información sin demora. Los archivistas, en su quehacer cotidiano, aplican procesos de gestión de los documentos que ayuda a las instituciones a tener inventarios actualizados de la información que poseen, a organizarlos de tal modo que, cuando haya una solicitud de información, los documentos sean localizados con rapidez.
2. En segundo lugar, las medidas archivísticas sirven para brindar certeza de la autenticidad de la información. Quién no se ha preguntado si los documentos que le entregan en respuesta a su solicitud información son auténticos. Antes de continuar y ser fatalistas, hago una pausa para decir que le debemos un voto de confianza a las instituciones pública cuando nos entregan los datos y esto porque hay aspectos legales que los regulan. Sin embargo, ante la duda, tenemos la buena noticia que ese voto de confianza es sujeto de comprobación gracias la labor archivística.
Con la aplicación de esas medidas es posible seguir la pista de la validez del documento; pues, se establecen procesos en los que se registra la huella desde su creación, modificación y disposición final. Dicho de un modo sencillo, podríamos identificar quien fue el responsable de su creación, quién es el responsable de custodiarlo, quien lo modificó, quién lo transfirió a un archivo central o quién tomo la decisión de eliminarlo, sin importar el formato mismo del documento.
3. En tercer lugar, los archivos pueden ser un espacio para la difusión del conocimiento, para la investigación y para el resguardo de nuestra memoria histórica. En ese sentido, su principal valor debería ser estar accesibles a la población; el control interno de los documentos, propio de la administración pública, es solo una de sus funciones.
Cabe mencionar, que para que esto pueda suceder, los archivistas deben jugar el importante papel de ayudar a reunir la información, a organizarla y preservarla; de tal forma que este conjunto de documentos deje de estar disperso, y, más bien, tengan sentido y se conviertan en conocimiento socialmente útil.
4. Cuarto lugar, inexistencia de la información. Una de las posibles respuestas a una solicitud de información es la inexistencia de la misma. Esta respuesta solo tiene razón de ser si la institución no tiene la facultad legal de generarla o porque la información fue eliminada; por caso fortuito o decisión; en el último caso, sin embargo, habría que determinar si se realizó conforme a lo dispuesto en la ley.
Como personas usuarias de la información, para confiar en cualquiera de estas respuestas, e indagar si la información existió o no alguna vez, o si su inexistencia se debe a procesos controlados y no a la arbitrariedad, podríamos apoyarnos de herramientas como: los inventarios de documentos que posee la institución, de los procesos establecidos para la eliminación de documental, las actas de eliminación, de los registros de transferencias de documentos hacia los archivos, entre otros.
Algunas de estas herramientas la Ley de Acceso a la Información Pública las ha definido incluso como información oficiosa. Deben ser conocidas sin necesidad de pedirla, precisamente por su utilidad para dar garantía de esta respuesta.
5. En quinto lugar, retomando la idea que los archivos institucionales contienen el patrimonio documental del país, es necesario velar porque cumpla la función de “preservar”, es decir procurar que el valor, la integridad de los documentos se mantengan en el tiempo y sirvan a la memoria colectiva, al conocimiento cultural y científico y al derecho a saber.
Es necesario exigir que en estos espacios se reduzca al mínimo los riesgos destrucción o deterioro de los documentos; ya sea por: intervención humana, por riegos de la naturaleza, por falta de control de los documentos o por negligencia.
Finalmente, quiero volver a recordar que el derecho de acceso a la información pública es un derecho ganado por sociedad civil, que en estos años de vigencia de la ley han sido numerosas las luchas para defenderlo. Ahora que tenemos innumerables muestras de su utilidad y de los aspectos que ponen en peligro su garantía; es preciso, poner a tención a esa otra parte que da garantía de la autenticidad, integridad y calidad de la información: los archivos públicos.